Logo CimKey

Suministros Industriales

Los clientes de estas compañías son básicamente: indústrias, fabricantes de maquinaria, talleres, particulares y en general cualquier empresa que requiera mantenimiento de sus instalaciones. Los clientes pueden solicitar ofertas, las ventas se efectúan vía pedido o directamente desde el mostrador. El análisis de las ventas y del margen es importante para estas empresas sobretodo porque dada la cantidad de artículos se requiere poder disponer de información resumida por diferentes criterios y también poder acceder a la información detallada cuando sea necesario. Existe la práctica de conceder rápeles a algunos clientes. Algunas empresas del sector efectúan ventas en el extranjero.

La gestión de compras y aprovisionamiento es compleja dado que hay que intentar tener los estocs los mas ajustados posibles. Un problema es que las urgencias tienen que ser gestionadas de forma muy eficiente tanto desde el punto de vista del servicio al cliente como del coste de la operación. Hay compañías del sector que compran en el extranjero, lo que supone efectuar un buen análisis de los costes añadidos de las importaciones y un seguimiento periódico del estado del pedido. Los proveedores conceden rápeles y por ello es necesario poder comparar las compras efectuadas respecto al rappel, para tomar las decisiones que correspondan.

El catálogo de productos es muy amplio. La gestión de precios y descuentos requiere una flexibilidad muy amplia en los procesos de definición y de actualización. En ocasiones estas empresas efectúan montajes (centrales hidráulicas, latiguillos,..). La gestión de estos artículos es compleja.

El número de facturas que se gestionan en el sector es elevado y esto conlleva una problemática en la gestión del cobro. Algunas de estas empresas acaban contratando compañías de seguros.

 

Introducción
Los clientes de estas compañías son básicamente: industrias, fabricantes de maquinaria, talleres, particulares y en general cualquier empresa que requiera mantenimiento de sus instalaciones. Los clientes pueden solicitar ofertas, las ventas se efectúan vía pedido o directamente desde el mostrador. El análisis de las ventas y del margen es importante para estas empresas sobretodo porque dada la cantidad de artículos se requiere poder disponer de información resumida por diferentes criterios y también poder acceder a la información detallada cuando sea necesario. Existe la práctica de conceder rápeles a algunos clientes.Algunas empresas del sector efectúan ventas en el extranjero.
La gestión de compras y aprovisionamiento es compleja dado que hay que intentar tener los estocs los mas ajustados posibles. Un problema es que las urgencias tienen que ser gestionadas de forma muy eficiente tanto desde el punto de vista del servicio al cliente como del coste de la operación. Hay compañías del sector que compran en el extranjero, lo que supone efectuar un buen análisis de los costes añadidos de las importaciones y un seguimiento periódico del estado del pedido. Los proveedores conceden rápeles y por ello es necesario poder comparar las compras efectuadas respecto al rappel, para tomar las decisiones que correspondan.
El catálogo de productos es muy amplio. La gestión de precios y descuentos requiere una flexibilidad muy amplia en los procesos de definición y de actualización. En ocasiones estas empresas efectúan montajes (centrales hidráulicas, latiguillos,..). La gestión de estos artículos es compleja. 
El número de facturas que se gestionan en el sector es elevado y esto conlleva una problemática en la gestión del cobro. Algunas de estas empresas acaban contratando compañías de seguros.


Artículos
El código de artículo garantiza un máximo de 20 posiciones alfanuméricas. La ficha del artículo maneja hasta 7 criterios diferentes de clasificación. En la ficha se puede definir la cantidad mínima de ventas y el concepto de múltiplo (se tienen que vender de n en n) así como la cantidad mínima de compra y el concepto de múltiplo (se tienen que comprar de n en n) y el proveedor principal. Se manejan varios indicadores de baja:

  • Baja para compras (supone la imposibilidad de que el artículo intervenga en cualquier proceso de aprovisionamiento o de compra)
  • Baja para ventas (supone la imposibilidad de que el artículo intervenga en cualquier proceso de venta) se utiliza básicamente para los artículos obsoletos que no tienen estoc

Un artículo puede tener asociados diferentes códigos de barra.


Tarifas
El sistema contempla la posibilidad de definir diferentes tarifas de precio y de descuento. Las tarifas pueden ser lineales o escaladas en función de la cantidad. Se manejan hasta cinco descuentos en cascada.
Para facilitar la actualización de las tarifas, los proveedores deberían suministrar las tarifas en algún formato electrónico que pudieran ser gestionado por el ERP.
Las tarifas manejan el concepto de fecha de inicio de vigencia. Con esto se consigue preparar las tarifas en el sistema sin tener que hacerlo en el último momento.
En el caso de promociones (ofertas validas para un periodo de tiempo determinado) se manejan dos fechas: la de inicio y la de final de vigencia.


Clientes y condiciones comerciales
La ficha de cliente dispone de diferentes conceptos de clasificación estadística (tipo de cliente, actividad, zona geográfica, zona comercial).
En la ficha se pueden asociar direcciones de envío, de facturación y bancarias.
Al cliente o a la dirección de envío se le puede asociar una tarifa de precios de venta y una tarifa de descuentos. Asimismo a nivel de cliente o cliente/dirección se pueden definir precios y descuentos especiales.
También se pueden definir rápeles a nivel de supracliente o cliente con periodos de aplicación variables.
El sistema dispone de un consultor de clientes en el que se puede acceder a cualquier información relacionada con el cliente con posibilidad de restringir el acceso a según que información en función del usuario que acceda. En este consultor se puede disponer de información a nivel de datos comerciales, fiscales, condiciones de pago, ofertas, pedidos pendientes, albaranes pendientes de facturar, facturas, estadística de ventas, condiciones de descuentos y de precios especiales, efectos pendientes, situación del riesgo.


Determinación del precio y los descuentos
El sistema comprueba en primer lugar si hay alguna oferta vigente para el cliente o cliente/dirección del artículo solicitado. Si la hubiera asume el precio y el descuento de la oferta.
En caso contrario comprueba si existe una promoción genérica del artículo en cuestión. Si la hubiera asume el precio y el descuento de la promoción.
En caso contrario comprueba si existe un precio especial para el cliente o cliente/dirección del artículo solicitado. Si lo hubiera asume el precio especial y en caso de que esta condición no excluya la aplicación de descuentos, buscaría el descuento.
En caso contrario busca el precio en la tarifa definida en su ficha y si existe aplica el precio.
En caso contrario busca el precio en la tarifa general y si existe aplica el precio.
Si no encuentra precio, el sistema da el aviso correspondiente.


Estructura comercial (Agentes) y definición de comisiones
El sistema permite asignar un agente y un delegado a cada cliente o cliente/dirección. También se pueden asociar por zonas y familias.
La comisión puede ser fija o variable en función de los siguientes criterios:

  • Por artículo
  • Por marca
  • Por familia
  • Por zona

En cada operación de venta se puede modificar la comisión.


Cargo de Transporte
Se puede imputar un coste de transporte a los pedidos que se entreguen en base a un mínimo de compra y un indicador en la ficha del cliente.


Ventas
Los programas de Entrada de Ofertas, Entrada de Pedidos y Mostrador deben disponer de herramientas para determinar el cliente y el artículo. 
El usuario una vez haya determinado el cliente (si el teléfono del cliente no estuviera registrado, el usuario lo podrá registrar), introducirá la petición del cliente (consulta, oferta, pedido o venta) habrá usuarios que solo podrán efectuar venta, puede ocurrir que el cliente haga mención a una compra anterior, en este caso el usuario podrá disponer de una consulta específica de las últimas compras efectuadas por el cliente. Si el artículo estuviera ya ofertado el sistema avisaría de tal circunstancia.

Búsquedas de cliente:

  • Por nombre abreviado
  • Por código
  • Por aproximación de nombre
  • Por teléfono (lista ilimitada de teléfonos para cada cliente/dirección)

Búsquedas de artículo:

  • Por aproximación de nombre
  • Por aproximación de código
  • Por código
  • Por marca
  • Por familia
  • Por grupo
  • Por tipo
  • Por cualquier combinación de estos elementos

En función de una prestación específica asociada a cada usuario, el usuario podrá generar un pedido de compra del artículo del cual no se disponga de estoc al proveedor que presenta por defecto el sistema o el que él decida. El sistema propondrá el precio y los descuentos de compra pactados pero el usuario podrá modificarlos. El pedido de compra podrá ser emitido por fax automáticamente (si se dispone de un programa específico) o por e-mail. Este pedido quedará asociado al pedido de venta de tal manera que cuando se reciba, el sistema propondrá al usuario que recepcione la mercancía, generar el albarán de venta correspondiente o ubicarlo en almacén.
Otra de las prestaciones que ofrece el sistema es de la poder generar un pedido a partir de una oferta.
El usuario podrá consultar el estoc del artículo desde cualquiera de las opciones mencionadas (oferta, pedido, mostrador).
Las consultas quedarán registradas en el sistema, si se trata de un cliente nuevo se deberán introducir un mínimo de datos. Esta información se podrá explotar comparando las consultas con las ventas realmente efectuadas.
Todas las peticiones de cliente, registrarán el día y la hora y el usuario que ha efectuado la operación, de esta manera se podrán tener estadísticas de productividad y de horarios.
Se considera un artículo de tránsito aquel que no figura en el catálogo de productos que suministra la empresa y que esporádicamente algún cliente solicita. Desde el punto de vista operativo se pueden plantear dos soluciones:

  • La primera sería la de dar de alta el producto con todos sus atributos (familia, marca,...) especificando que se trata de un artículo de tránsito
  • La segunda sería la de utilizar un artículo previamente definido que ya tuviera definidas las agrupaciones correspondientes que interesa analizar a nivel estadístico (familia por ejemplo). En este caso habría que poner el código y el nombre correcto del artículo en el pedido de venta y en el de compra en campos de observaciones.

El código de artículo se puede obtener leyendo su código de barras. Cualquiera de las operaciones de venta se puede efectuar en divisa.


Facturación
En el proceso de facturación intervienen todos los albaranes confirmados que se hayan seleccionado.
Se puede facturar por tipo de facturación (diaria, quincenal, mensual,...), por cliente, seleccionando albaranes hasta una fecha, haciendo intervenir o no los abonos, con un importe mínimo de factura,... El criterio de agrupación de albaranes en factura es un atributo de la ficha del cliente y contempla las siguientes alternativas

  • Un albarán por factura
  • Una factura por dirección de envío
  • Una factura por pedido
  • Una factura con agrupación de albaranes

El número de originales y copias de factura esta definido en la ficha del cliente. Los clientes que requieren que en las facturas se adjunten los albaranes conformados por ellos, se ofrece la posibilidad de que si estos se han escaneado se emitan con la factura de forma automática si en la ficha del cliente así se indique.
El sistema contempla de facturación instantánea, este tipo de facturación conlleva que al generar un albarán (vía pedido o por mostrador) se genere automáticamente la factura.


Material propio en depósito
La gestión de material propio en depósito esta contemplada en el ERP. Las entregas en depósito se tienen que especificar en el pedido o en el mostrador. El resultado es que el albarán generado no es facturable pero el sistema conoce el estoc cedido al cliente. Posteriormente mediante un proceso específico se puede facturar el depósito parcial o totalmente, cancelándose por la parte facturada.


Traza de documentos
Se puede consultar a nivel de cualquier elemento del circuito comercial y tener información de los otros documentos implicados. Así se puede introducir una factura y saber cuales son los albaranes, pedidos y ofertas que han intervenido o dado un albarán, conocer el pedido y la factura. Además en función de una prestación de usuario saber en que situación esta la factura (cobrada, pendiente,...) .


Reclamaciones de clientes
Las reclamaciones de cliente se gestionan desde un módulo específico. La idea es concentrar en el sistema todos los problemas que se producen en la relación con los clientes. Las devoluciones y las correcciones de precio tienen que estar autorizadas por algún responsable.
Cualquier transacción que suponga una modificación en el estoc se tiene que efectuar desde el almacén.
Las correcciones de precio se efectuarán vía ‘albaranes económicos’ desde comercial.
Este módulo permite detectar y gestionar mejor los problemas derivados de una mala actuación de algún departamento de la empresa (Comercial, Logística,...) y detectar actitudes de ciertos clientes que por sistema realizan reclamaciones con el fin de obtener descuentos u otras ventajas sobre nuestros servicios y productos.


Estadísticas y previsión de ventas
El sistema dispone de estadísticas de venta que permiten seleccionar la información por cualquier elemento de clasificación del artículo y del cliente por un periodo concreto y comparando con otro periodo. Desglosando la información por meses o por acumulados, obteniendo un ABC por distintos criterios, con información de márgenes,...
Se pueden introducir la previsión de ventas en la que pueden intervenir todos los conceptos asociados al artículo y al cliente incluido el agente. Se puede generar la previsión de un periodo a partir de uno anterior o de la estadística del periodo anterior aplicando en ambos casos los factores de corrección oportunos. Las estadísticas se pueden comparar con la previsión. Se pueden obtener estadísticas provisionales a partir de los albaranes, estén facturados o no lo estén.


Comisiones
El sistema facilita un precálculo basado en las condiciones fijadas que se puede modificar antes de darlo por definitivo. Se ofrecen consultas específicas y una liquidación para cada comisionista. Se puede parametrizar que solo devenguen las comisiones de facturas pagadas. Las comisiones calculadas se pueden traspasar a la estadística de ventas como un concepto de coste de venta.


Planificiación y control de la actividad comercial
La actividad de la red comercial puede ser gestionada por el sistema. Cada delegado puede planificar las visitas de sus agentes. Cada agente puede introducir el rapport de actividad y de gastos. El delegado puede ver los rapports de sus agentes.
El Director Comercial puede acceder a cualquier información gestionada por este módulo. Los rapports pueden ser introducidos en el sistema vía web.


Rápeles
En base a las condiciones establecidas, el sistema efectúa el cálculo, el resultado del cual genera albaranes económicos de abono que posteriormente se pueden facturar agrupándolos en una factura normal o en una única factura. Los rápeles se pueden provisionar mensualmente y el resultado se puede traspasar a la estadística de ventas como un concepto de coste de venta.


Artículos compuestos
Un artículo compuesto es aquel que se compone de otros artículos. En el sector los ejemplos más significativos son: las centrales hidráulicas, los latiguillos y las cajas de herramientas.
Estos artículos requieren la definición de un escandallo donde se define la lista de materiales asociada.
Cuando estos artículos se solicitan vía pedido, hay que definir el escandallo previamente y lanzar la orden de fabricación correspondiente.
En el caso de venta por mostrador, cuando el sistema detecta de un artículo compuesto (básicamente latiguillos o cajas de herramientas), se abre una venta donde se informa de los materiales asociados y del tiempo dedicado. El precio resultante puede ser consecuencia de aplicar directamente los precios y descuentos de venta de los componentes o calculando un precio de venta a partir del coste de los componentes y aplicando el margen que se decida.
En los procesos de análisis de aprovisionamiento o de compras intervienen las listas de materiales de los artículos compuestos.


Prepación de pedidos
El sistema dispone de un proceso automático, se puede programar la frecuencia de ejecución, que va generando ‘prealbaranes’ en función de los pedidos pendientes y del estoc existente. El número de prealbaranes/líneas que se entrega a un preparador se puede parametrizar y se puede ordenar en función de la situación de los artículos en almacén. La idea sería organizar el almacén por el concepto de clasificación más genérico del producto (hidráulica, neumática, química,...) pues probablemente la mayoría de albaranes son del mismo concepto y de esta manera el recorrido que tendría que efectuar el preparador sería él mas corto.
El sistema permite gestionar el almacén por ubicaciones caóticas o no caóticas y además por radiofrecuencia. En este caso es obligatorio el etiquetar todos los productos o las cajas que los contengan.
Los pedidos preparados se confirman y quedan pendientes de asignar a un reparto específico. En este reparto también aparecen los albaranes generados automáticamente en el proceso de recepción de compras. El sistema maneja el concepto de ruta al objeto de poder montar mejor los repartos.
Una vez preparado el reparto se obtiene un listado con el detalle de los albaranes a repartir que se entrega al repartidor, especificando los que obligatoriamente se tienen que cobrar. Los albaranes se editan con un código de barras que los identifica. De esta manera cuando el repartidor devuelve los albaranes conformados por el cliente se puede escanear y registrar en la base de datos para poder visualizar la imagen cuando se requiera.
En el proceso de preparación de pedidos de artículos compuestos se va asignando automáticamente el material a la orden de fabricación correspondiente avisando al preparador de que tiene que dejar el material en un lugar concreto del almacén (taller). El operario de taller irá efectuando el montaje del artículo compuesto a medida de que le vayan llegando componentes hasta cerrar la orden. Una vez cerrada la orden, el producto resultante entra en estoc y ya está en disposición de entregarse.


Devoluciones de Cliente
Las devoluciones tiene que estar autorizadas para poder ser gestionadas. El proceso de autorización se contempla en el módulo de reclamaciones de cliente.


Devoluciones de Compras
Se edita un albarán de entrega con el contenido de la devolución. El precio y descuento de cada artículo devuelto se obtiene directamente del albarán original el cual obligatoriamente hay que informar.


Transporte
Se pueden introducir tarifas de transporte. De esta manera se puede efectuar un precálculo en base a los albaranes entregados por las diferentes Agencias. El resultado se concilia con la factura real de la Agencia. En algunos casos inclusos se considera la posibilidad de una auto factura que se entrega a la Agencia.
Los costes de transporte se imputan a nivel de línea de albarán y se pueden traspasar como coste de la venta a la estadística.


Recepción de pedidos
El proceso facilita la entrada tanto de pedidos de una sola línea como de pedidos con número significativo de líneas. En función del tipo de portes que figura en el pedido, el sistema obligara a introducir el coste del transporte repercutiéndolo en el coste del producto. Como ya hemos comentado en el caso de que el pedido de compras tenga asociado un pedido de ventas el sistema propone generar el albarán de ventas.
Si el almacén se gestiona por ubicaciones caóticas y se reciben palets o cajas sin código de barras, el sistema puede generar las etiquetas correspondientes.
En el caso de ubicaciones caóticas inicialmente se recepciona contra una ubicación específica (‘Entradas’) posteriormente hay un proceso de reubicación si no se utiliza la radiofrecuencia y en el caso de que se utilice, el operario recoge los bultos correspondientes y a medida que los va leyendo el sistema le propone la ubicación donde tiene que dejar el bulto.
También hay un control de verificación de la entrega donde se anotan datos respecto a la ‘calidad del servicio’ con esta información necesaria para la ISO se consigue disponer de datos para la auditoria del servicio.
En la recepción se pueden generar nuevos códigos de barras asociados al artículo. Sepamos que el código de barras depende del país donde se ha fabricado el producto. El sistema por tanto contempla que un código interno pueda tener asociados distintos códigos de barras.


Compras y aprovisionamiento
El sistema contempla tres conceptos importantes en el sector.

  • El aprovisionamiento
  • Las urgencias
  • Las compras no urgentes

El aprovisionamiento se efectúa en base a una serie de elementos como son: la rotación del artículo, el estoc mínimo, el plazo de entrega del proveedor, el número de días que queremos disponer de estoc del artículo, el estoc actual, los pedidos de venta pendientes de servir, las propuestas de compra pendientes de confirmar, los pedidos de compras pendientes de recibir; en estos tres últimos casos de tiene en cuenta la fecha de entrega. Se tiene en cuenta también el atributo que figura en la ficha del artículo, de sí el artículo está de baja de compras, o si requiere un aprovisionamiento manual. Se establece una frecuencia de cálculo para cada una de las marcas o familias.
En el cálculo de rotación del artículo pueden no intervenir ciertas operaciones denominadas en el sector como ‘pelotazos’. Este tipo de operaciones tiene que tener un tratamiento de compras específico y no tiene que afectar al cálculo de la rotación ni al cálculo del estoc mínimo.
Las propuestas que efectúa el sistema se pueden modificar. Al final las propuestas pueden pasar automáticamente a pedido. En la misma gestión de propuestas o solicitudes, se puede conocer a priori el importe total de estas propuestas. Este cálculo se efectúa en base a las condiciones pactadas con los proveedores. Asimismo en esta gestión se tiene que conocer el posible cargo por transporte si no se llega un importe determinado.
Las urgencias son pedidos de compra ligados a un pedido de ventas que hay que gestionar lo más rápidamente posible (puede ser artículos de tránsito) y del cual no hay estoc. Se requiere, primero buscar el proveedor y que este confirme fecha de disponibilidad y precio y posteriormente comunicárselo al cliente para ver si acepta las condiciones. En el caso de que así fuera se debería introducir el pedido de venta y posteriormente el de compras asociándolo al de ventas.
Las compras no urgentes se gestionan de forma parecida las urgencias si bien su tratamiento pasa por un proceso parecido al del aprovisionamiento. En este proceso intervienen los artículos que tienen demanda no urgente y que no tienen estoc suficiente para cubrirla. Asimismo también intervienen artículos que normalmente se aprovisionan de una forma sistemática pero el sistema detecta que antes del aprovisionamiento puede haber rotura de estocs.


Tarifas de compra
Las tarifas de compra pueden ser las mismas que las de venta. De hecho el proveedor suministra la tarifa oficial muchas veces en soporte electrónico que se pueden integrar a la base de datos de forma prácticamente automática.


Proveedores y condiciones de compra
La ficha de proveedor permite introducir diferentes personas de contacto con sus datos (teléfono, e-mail, fax,..), los descuentos pactados a nivel de marca/familia (hasta cinco descuentos en cascada) lineales o escalados en función de la cantidad, el importe mínimo de pedido, el importe a partir del cual no se carga el transporte, ofertas/promociones en un periodo concreto, las condiciones de rappel.
En el caso del rappel se pueden introducir rápeles a nivel de Supraproveedor, es decir de un Grupo de Compra. En la ficha del proveedor habrá que indicar con que Grupo de Compra está relacionado.
El sistema dispone de un consultor de proveedores en el que se puede acceder a cualquier información relacionada con el proveedor con posibilidad de restringir el acceso a según que información en función del usuario que acceda. En este consultor se puede disponer de información a nivel de datos comerciales, fiscales, condiciones de pago, ofertas, pedidos pendientes de recibir, albaranes pendientes de recibir factura, facturas, estadística de compras, rápeles, comparativa rápeles con compras, condiciones de descuentos y de precios especiales, efectos pendientes.


Pedidos
Los pedidos como hemos mencionado anteriormente pueden introducirse manualmente o generarse automáticamente a partir de las propuestas del sistema. Una línea de pedido se compone básicamente de un producto, una cantidad, un precio y unos descuentos, una fecha prevista de entrega y unas observaciones. Los pedidos pueden ser de compras o de depósito. Un pedido de depósito tiene un tratamiento específico en lo referente al inventario: el estoc existe físicamente pero no es propiedad de la empresa hasta que no se cancele mediante la factura de compras correspondiente.
Un pedido puede llevar asociados una serie de costes adicionales sobretodo en los casos de compra a proveedores de terceros países. Estos costes adicionales afectan al coste del artículo cuando se realiza la recepción en almacén.
El pedido se puede enviar al proveedor vía mail, automáticamente por fax (si se dispone del programa específico) o se puede emitir en papel y enviar por cualquier otro medio convencional. En el caso de envío por e-mail se requiere disponer del programa Acrobat Writer.


Seguimiento de pedidos
El sistema dispone de una serie de herramientas para efectuar el seguimiento de los pedidos. Incluso de pueden generar faxes o mails automáticos para notificar a los proveedores afectados del retraso de los pedidos.


Material ajeno en depósito
La gestión de depósito de material ajeno esta contemplada en el ERP. En el pedido es donde se específica que la operación es en depósito. El resultado es que el albarán recibido no es facturable pero el sistema conoce el estoc cedido por el proveedor. Posteriormente mediante un proceso específico el proveedor puede facturar el depósito parcial o totalmente, cancelándose por la parte facturada.


Prepación de pedidos
El sistema dispone de un proceso automático, se puede programar la frecuencia de ejecución, que va generando ‘prealbaranes’ en función de los pedidos pendientes y del estoc existente.


Entrada de facturas
El proceso de entrada de facturas consiste en conciliar los albaranes que figuran en la factura con los que figuran en el sistema y conciliar el importe de la factura con el importe obtenido de los albaranes o líneas de albarán seleccionados. En caso de que no haya ningún problema la factura se confirma y se traspasa al módulo administrativo. Si el importe del documento difiere del que propone el sistema por una diferencia menor que la que figura en un parámetro, la factura se puede introducir y traspasar al módulo administrativo contabilizándose automáticamente la diferencia en una cuenta específica. Si la diferencia es mayor se puede optar por no introducir la factura o por introducir-la marcando los albaranes seleccionados como facturados pero contabilizando las líneas con incidencias contra una cuenta de previsión. En este caso la factura quedara con forma de pago condicionado.
En el caso de disponer del módulo de gestión documental, se puede escanear la factura en el momento de la entrada. Este documento podrá ser visualizado desde una consulta específica o desde la traza del circuito de compras.
El sistema proporciona una consulta específica de líneas de albarán con incidencias al que pueden acceder los responsables correspondientes, en esta consulta se puede visualizar la factura escaneada.
La conformidad de pago de la factura estará sujeta a que no quede ninguna línea de albarán con incidencias de la factura en cuestión, y que exista el abono correspondiente.


Provisión de compras
Los albaranes pendientes de recibir factura o facturados con fecha posterior y las líneas de albarán marcadas como incorrectas se contabilizarán como provisión. La provisión se tiene que deshacer el día 1 del mes siguiente. En el caso de encontrar facturas del mes que contengan albaranes del mes siguiente, el sistema efectúa en el mes una desprovisión automática. En este caso se efectúa la provisión el día 1 del mes siguiente.


Corrección de precios/descuentos
Líneas con incidencias. Puede ocurrir que el precio y el descuento que figuren en factura sean los correctos, en este caso habrá que modificar el albarán. Pero también puede ocurrir que el precio y el descuento que figure en albarán sea el correcto, en este caso no hay que modificar el albarán pero si hay que confirmarlo como correcto. En ambos casos el sistema efectúa el asiento correspondiente. En el caso de que se consideren correctas las condiciones del albarán, el sistema ‘disparara’ una petición de abono por la diferencia (el usuario tendrá que informar de precio y descuento que figura en la factura).
Tanto si se corrige una línea con incidencias o una línea pendiente de facturar, el sistema efectúa la corrección del inventario de forma automática.


Estadísiticas de compras
Las estadísticas se pueden obtener a partir de las facturas o a partir de los albaranes recibidos.
Se permite seleccionar la información por cualquier elemento de clasificación del artículo y del proveedor por un periodo concreto y comparando con otro periodo. Desglosando la información por meses o por acumulados, obteniendo un ABC por distintos criterios,...
Se puede comparar con la previsión de compras definida en el apartado de rápeles de proveedor.


Traza de documentos
Se puede consultar a nivel de cualquier elemento del circuito de compras y tener información de los otros documentos implicados. Así se puede introducir una factura y saber cuales son los albaranes y pedidos que han intervenido o dado un albarán, conocer el pedido de compra y la factura. Además en función de una prestación de usuario saber en que situación está la factura (pagada, pendiente, con líneas de albarán incorrectas.).
En el caso de que un pedido de compra esté ligado a un pedido de ventas también se puede consultar a través de la traza. La factura en caso de disponer del módulo de gestión documental se puede visualizar su imagen escaneada.


Inventario
Existe la posibilidad de efectuar un cierre mensual al objeto de disponer de la situación de estocs a final de mes con su correspondiente valoración. En este cierre intervienen el resultado del último cierre y los movimientos del mes. La valoración se puede efectuar con distintos criterios (precio medio, último precio de compra, precio próximo).
Se puede seleccionar por distintos criterios (almacenes, conceptos de clasificación de artículos, artículos,...)
Se puede conocer el estoc propio en depósito y el estoc ajeno que tiene la empresa en depósito.


Recuento
El sistema proporciona herramientas para efectuar un recuento parcial o total de un almacén.
El usuario puede bloquear una parte del estoc por distintos criterios (familias, marcas, ubicaciones,...) al objeto de que no se puedan efectuar ni entradas ni salidas mientras exista el bloqueo. El resultado del recuento se carga en el sistema y en el caso de que haya desviaciones entre el estoc del sistema y el recontado se efectúan automáticamente las regularizaciones.
En el supuesto de que se utilice el módulo de gestión de almacenes caóticos por radiofrecuencia el recuento se efectúa on-line por ubicación.


Gestión contable financiera
En el sector es necesario disponer de una cuenta de resultados por división de productos (hidráulica, neumática,...). Para ello resulta apropiado utilizar las prestaciones que ofrece el módulo analítico de la gestión contable. Los asientos de compras y de los de venta se acompañan de la analítica correspondiente. Además en las empresas donde existen diferentes delegaciones también se requiere disponer de información a nivel de resultados por delegación y la analítica es la herramienta adecuada para obtener esta información. Los costes salariales se pueden repartir en función de distintos criterios. Se dispone de un generador de informes que permite configurar los informes contables a la ‘carta’.
En lo referente a la parte financiera/tesorería, se dispone de prestaciones para satisfacer las demandas de las compañías de seguros (Crédito y Caución, Coface, Mapfre,...). Toda la operativa de banca electrónica está disponible (normas 19, 32, 58, 34, 68, 43).
Existen prestaciones para el seguimiento de los efectos a cobrar, para la gestión de impagados tanto desde el punto de vista de la introducción como de la gestión posterior para poder realizar el recobro. El módulo ofrece herramientas avanzadas de tesorería donde se incluyen todos los efectos en cartera (a cobrar o a pagar), las órdenes de pago, las previsiones, los saldos de banco, los pedidos de compra pendientes de recibir, los albaranes pendientes de recibir factura,...


Caja
El sistema ofrece distintas alternativas para la gestión de la caja del mostrador en función de cómo esté organizada. En el supuesto de que la caja esté descentralizada y cada ‘vendedor’ efectúe la gestión de cobro en el mismo programa de mostrador se puede realizar la gestión. El cobro se puede efectuar por cheque, pagaré, efectivo o tarjeta y por distintas combinaciones de estos elementos. Puede ocurrir que un cobro teórico al contado no se realice o se realice parcialmente, en este caso queda asociado el importe de la deuda al albarán o a la factura en cuestión. Hay un cuadre de caja por ‘vendedor’ y documento.