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Help Desk

Los diferentes departamentos de una compañía continuamente necesitan la colaboración y el soporte de otros departamentos para realizar sus tareas diarias. ¿Responde Ud. a estas necesidades de un modo rápido y eficiente? ¿Son capaces los departamentos de su compañía de compartir la información que cada uno de ellos dispone y así aprovechar las sinergias y resolver las incidencias y necesidades de los mismos, o de los clientes?

La aplicación de Help Desk de CimKey le proporciona poderosas herramientas que automatizan el soporte a los clientes, canalizan las peticiones hacia y desde los proveedores, integran la información de los empleados y la empresa, y la hace accesible en tiempo real a través de Internet, al mismo tiempo que mejora la productividad de sus empleados y de todas las infraestructuras de la empresa mientras gestiona y optimiza los costes.

CK-BAAB HELP DESK
  • Sistema Workflow de gestión de incidencias de clientes y necesidades internas y de los proveedores on-line 24x7
  • Substituye y mejora al teléfono y al correo electrónico para control de incidencias, peticiones, ordenes, procedimientos, etc.
  • Desde el origen de la incidencia se abre un expediente que puede pasar por varias manos (empresas, departamentos, empleados) hasta su resolución y cierre
  • Registro inmediato y centralizado a través de Internet en entorno privado de usuario-contraseña
Con nuestra aplicación CK-BaaB® Help Desk Ud. puede:
  • Maximizar la productividad de sus empleados
  • Establecer un canal de comunicación permanente con sus proveedores
  • Colaboración interdepartamental para resolución de incidencias y necesidades
  • Disminuir costes y tiempo

Portal de usuario
La aplicación Help Desk de Cimkey sirve como punto de acceso para la auto-solución de incidencias, envío de peticiones y revisión de peticiones.
La aplicación CK-BaaB® Help Desk provee a los clientes de su compañía la posibilidad de acceso a información para resolver por sí solos dudas en incidencias que pudieran tener, es un acceso para comunicarse con la compañía, hacer peticiones, enviar incidencias, ver en qué estado se encuentran.
Básicamente la aplicación Help Desk de CimKey es una herramienta que proporciona al cliente y al proveedor un contacto continuo con su compañía 24x7.
Ud. también puede desencadenar workflows entre sus departamentos para que haya una colaboración conjunta de los mismos en la resolución de las incidencias y necesidades del cliente o de los proveedores.

Gestión global de peticiones e incidencias
Ahora con la aplicación Help Desk de Cimkey las peticiones e incidencias tanto internas como externas son entradas en un único lugar a través de Internet, quedando disponibles en cualquier momento para el departamento de soporte sin importar en qué lugar del mundo se encuentre.
Es una herramienta donde las peticiones o incidencias quedan depositadas para que el departamento de soporte pueda realizar las acciones oportunas para resolverlas directamente o pudiendo también redirigirlas al departamento o persona experta en esos temas de la organización.

Workflow
El reenvío de las peticiones o incidencias queda registrado pudiendo visualizar en todo momento el estado de la misma y en qué situación se halla, si en estudio, en desarrollo, o resuelta. Además puede saber en todo momento cual es el departamento de la compañía que está actualmente gestionándola.
Las tareas son iniciadas por una incidencia o petición (Expedientes) y de ahí se expanden diversos expedientes a todos aquellos departamentos o empresas proveedoras que deban participar en su solución.

CARACTERISTICAS Y FUNCIONALIDADES
  • Registro y seguimiento de todos los pasos desde el origen de la incidencia hasta su resolución
  • Cada expediente se identifica por un código y por un "asunto" que indica de que trata
  • Clasificación de las incidencias por prioridades, tipos, temas y sub-temas
  • Consulta fácil y directa de los temas pendientes, tiempos de espera, dónde están mis incidencias, qué ha pasado por mi mano, etc...
  • Seguridad por perfiles de acceso y manipulación por departamentos o usuarios
  • Actualización instantánea (no hace falta esperar a que llegue el e-mail...)
  • Avisos vía mail de llegada de expedientes, alarma por tiempos de espera excesivos, por bajo rendimiento de empleados, insuficiente atención a clientes...
  • Prioridad interna a cada usuario para organizar su trabajo sobre los expedientes que tiene pendientes
  • Posibilidad de adjuntar documentos
  • Posibilidad de reabrir un tema cerrado
  • Posibilidad de informar de la fecha prevista de resolución, con mail de inminencia o retardo
  • Visibilidad parcial de ciertos contenidos del expediente para ciertos grupos de usuarios (observaciones internas)
  • Facilidad de traspasar el trabajo pendiente de un empleado a otro por baja, vacaciones, turnos, etc...
  • Registro del tiempo invertido facturable y generación de informes y facturas para los clientes
  • Posibilidad de crear y adjuntar presupuestos para la resolución del expediente con validación de su aprobación
  • Estadísticas de efectividad del soporte, resoluciones con éxito, tiempos de espera y tiempo invertido
  • Estadísticas de los temas más conflictivos y tablón público de preguntas más frecuentes para la auto resolución de incidencias
  • Posibilidad de adjuntar soluciones prefabricadas o enlaces a preguntas más frecuentes
  • Ahorro notable de tiempo al recuperar incidencias ya resueltas previamente
  • Creación y administración de las soluciones prefabricadas
  • Depuración (muerte súbita de expedientes abandonados)
  • Buzón de sugerencias y encuestas de satisfacción del soporte
  • Entorno en el idioma escogido por el usuario
  • Adaptación del menú incluyendo las opciones más usadas en Mi Menu
Está lista está en permanente crecimiento. En caso de requerirse una funcionalidad muy especial una de nuestras características es que podemos desarrollar módulos a medida gracias a nuestra extensa librería de funciones ERP y CRM.